Гид организации и проведения Конгрессов Балканской Федерации
Пчеловодных Ассоциаций
Организация, участие и периодичность:
Конгрессы Балканской Федерации Пчеловодов открыты приоритетному участию всех производителей продуктов пчеловодства (пчеловодов)стран членов Федерации. Кроме того могут принимать участие научные работники из области пчеловодства, производители пчеловодного оборудования и продуктов пчеловодства, а также коммерсанты и распределители подобных изедлий и продуктов. Кроме того участие открыто пчеловодам и коммерсантом других географических зон.
Конгрессы будут организованы раз в два года, в период с середины сентября и до половины ноября.
Конгрессы эти будут организованы в иные чем годы Конгрессов АПИМОНДИИ. При установлении периода надо следить за тем, чтобы они не совпадали с другими важными пчеловодными событиями, как в региональном, так и, по мере возможности, международном планах .
Орагнизация Конгресса состоится при сотрудничестве со специализированным агентством, с согласия членов Балканской Федерации.
Конгресс должен обеспечить местным организаторам и Балканской Федерации доходы , которые поддерживали\финансировали бы мероприятия и встречи членов Балканской Федерации. Регистрационный взнос Конграсса должен включать 15%, поступающих в бюджет Федерации финансовых средств. Общая сумма, полагающаяся Балканской Федерации, не дольжна быть меньше 30 000 евро.
Представители членов Федерации проинспектируют место проведения Конгресса, предлагаемые условия размещения, в том числе гарантии и льготы, предоставляемые ответственными правительственными департаментами. Страна-организатор должна иметь возможность обеспечить льготные условия размещения в ближайших гостиницах и зал для пленарных заседаний пропускной способностью не менее 2000 – 3000 мест. Кроме того надо обеспечить льготы (закрытые и отопляемые помещения и при необходимости сочетание закрытых и открытых пространств) для БалканЭкспо и обеспечения места для примерно 100 экспозиционных стендов.
Власти страны организаторы должны гарантировать доступ участников и не препятствовать неоправданным образом выдаче въездной визы.
Этот элемент является решающим для присвоения права организации Конгресса Балканской Федерации Пчеловодческих Союзов.
Предпочтительно устанавливать место проведения Конгрессов в странах членах Балканской Федерации на основе поочередности. Решение принадлежит представителям (членам), собравшимся на одном из общих заседаний.
Рабочие языки когресса следующие: русский и английский.
Цель и продолжительность:
Главная цель Конгресса – способствовать непосредственным контактам между производителями продуктов пчеловодства, научными работниками, производителями пчеловодного оборудования и коммерсантами. Темы, подлежащие дебатам на пленарных заседаниях должны иметь преобладающее практическое значение, в том числе с применениями, характерными для балканских стран.
Конгрессы будут продолжаться два, максмум три дня, желательно в конце недели. В принципе в пятницу Конгресс начинается во второй половине дня и далее намечены регистрация участников, открытие БалканЭкспо и торжественное открытие Конгресса.
В субботу и воскресенье состоятся пленарные заседания, которые будут проходить на основе тематики и программы, предварительно согласованных на уровне руководства Балканской Федерации. В воскресенье вечером состоятся торжественное закрытие Конгресса и прием. Понедельник посвящен отбытию участников.
Торжественные мероприятия будут учитывать местные характерные черты\традиции и будут организованы при минимальных расходах.
Размещение
Страна-организатор должна установить льготные условия размещения по всем категориям, в гостиницах и мотелях, пансионатах и студенческих общежитиях для примерно 5000 участников и посетителей. Кроме того организаторы должны обеспечить бесплатное размещение представителей членов Федерации и специальных приглашенных.
Организаторы должны подробно установить международные пути прибытия участников (самолет, поезд и автотуризмы) в местность проведения Конгресса.
Предварительный бюджет:
Регистрационный взнос должен быть как можно более доступным, по мере возможности участников стран-членов. Он устаналивается в евро.
Бюджет должен включать расходы по рекламированию Конгресса, циркулярным письмам, печатным материалам и переводам на языки стран-членов, папки Конгресса и т.д.
Перевод текстов и синхронный перевод во время Конгресса будут обеспечены Фундацией АПИМОНДИИ (ФМИТЭП). С этой целью будет заключен Контракт с местными организаторами. Расходы по синхронному пепреводу должны включать соответствующую технику (кабины для переводчиков-синхронистов, достаточное число наушников для участников, звуковой пульт) ФМИТЭП обеспечит поддержку организаторам и по другим проблемам, с которыми они будут к ней обращаться.
В целях сокращения расходов, следует призвать молодых добровольцев из рядов персонала, обслуживающего секретариат и обеспечивающего порядок во время проведения Конгресса.
Спонсирование и альтернативные ресурсы:
Организаторы должны предусматривать возможность местного или международного споснирования. Кроме того необходимо выявить альтернативные ресурсы от арендования выставочных пространств, обратиться к фирмам, обеспечивающим питание и закуски в пространстве, предназначенном проведению Конгресса и не в последнюю очередь любую проддержку со стороны правительства или местных властей.
Проведение Конгрессов :
Тематики Конгрессов будут сходными или меняться при каждом Конгрессе, в зависимости от региональных интересов. Это обеспечит гибкость с точки зрения интересов пчеловодов в данный момент. Тематики будут установлены с общего согласия руководством Федерации в составе представителей стран-членов.
Каждая сессия (заседание) будет проходить под руководством председателя, при поддержке секретаря из страны-организатора, специалиста в данной области.
Секретарь будет собирать полные тексты долкадов для данного заседания и прозаботится об обеспечении технического оснащения (видеоустановки и других).
Тематики первого Конгресса должны касаться: 1) маркетинга, возможностей реализации продуктов пчеловодства в регионе и ЕС, а также в других зонах; 2) пчеловодного образования; 3) гигиены продукции; 4) ограничения веществ, не допускаемых на импорт; 5) новых технологий пчеловодства.
Регистрационный взнос будет единым для всех, независимо от участия во всех мероприятиях Конгресса или лишь в некоторых из них; он включает доступ без дополнительной оплаты на БалканЭкспо. Публика может посещать выставку уплатив ежедневную таксу.
Гид одобрен Генеральной Ассамблеей Балканской Федерации Пчеловодческих
Союзов 28 апреля 2008 г.
|
Новости и события