Проект (14 ноября 2005 г.) Гид Организации и Проведения Конгрессов Балканской
Федерации Пчеловодных Ассоциаций
Организация, участие и периодичность:
Конгрессы Балканской Федерации Пчеловодов открыты приоритетному участию всех производителей продуктов пчеловодства (пчеловодов) стран членов Федерации. Кроме того могут принимать участие научные работники из области пчеловодства, производители пчеловодного оборудования и продуктов пчеловодства, а такжекоммерсанты и распределители подобных издлий и продуктов. Кроме того участие открыто пчеловодам и коммерсантом других географических зон. Конграссы будут организованы раз в два года, в период с середины сентября и до половины ноября. Конгрессы эти будут организованы в иные чем годы Конгрессов АПИМОНДИИ. При установлении периода надо следить за тем, чтобы они не совпадали с другими важными пчеловодными событиями, как в региональном, так и, по мере возможности, международном планах.
Организация Конгресса состоится при сотрудничестве с специализированным агентством, с согласия членов Балканский Федерации.
Конгресс должен обеспечить местным организаторам и Балканской Федерации прибыль, которая поддерживала\финансировала бы мероприятия и встречи членов Балканской Федерации. Регистрационный взнос Конграсса должен включать 15%, поступающих в бюджет Федерации. Общая сумма, полагающаяся Балканской Федерации. Не дольжна быть меньше 30.000 евро.
Представители членов Федерации проинспектируют место проведения Конгресса, предлагаемые условия размещения, в том числе гарантии и льготы, предоставляемые ответственными правительственными департаментами. Страна организатор должна иметь возхможность предоставить льготные условия размещения в ближайших гостиницах и зал для пленарных заседаний пропускной способностью не менее 2000-3000 мест. Кроме того надо обеспечить лбготы (закрытые и отопляемые помещения и при необходимости сочетание закрытых и открытых пространств) для БалканЭкспо и обеспечения места для примерно 100 экспозиционных стендов.
Власти страны организаторадолжны гарантировать лоступ участников и не препятствовать неоправданным образом выдаче въездной визы. Этот элемент является решающим для присвоения права организации Конгресса Балканской Федерации Фссоциаций Пчеловодов.
Предпочтительно устанавливать место проведения Конгрессов в странах членах Балканской Федерации на основе поочередности. Решение принадлежит представителям (членам), собравшимся на одном из общих заседаний.
Рабочие языки конгресса следующие: болгарския, турецкий, ручынский, русский и английский.
Цель и продолжительность:
Главная цель Конгресса – способствовать непосредственным контактам между производителями продуктов пчеловодства, научными работниками, производителями пчеловодного оборудования и кммерсантами. Темы, пдлежащие дебатам на пленарных заседаниях должны иметь преобладающее практическое значение, с применениями, характерными для балканских стран.
Конгрессы будут продолжаться два.три дня, желательно в конце недели. В принципе в пятницу Конгресс начинается во второй половине дня и далее намечены регистрация Участников, открытие БалканЭкспо и торжественное открытие Конгресса. В субботу и воскресенье состоятся пленарные заседания, которые будут проходить на основе тематики и программы, предварительно согласованных на уровне руководства Балканской Федерации. В воскресенье вечером состоятся торжественное закрытие Конгресса и прием. Понедельник посвящен отбытию участников.
Торжественные мероприятия будут учитывать местные характерные черты\традиции и будут организованы при минимальных расходах.
Размещение:
Страна оргпнизатор должна установить наличие льготных условий размещения по всем категориям, в гостиницах и мотелях, пансионатах и студенческих общежитиях для примерно 5000 участников и псетителей. Кроме того организаторы должны обеспечить бесплатное размещение представителей членов Федерации и специальных приглашенных. Организаторы должны подробно установить международные пути прибытия участников (самолет, поезд и автотуризмы) в местность проведения Конгресса.
Предварительный бюджет:
Регистрационный взнос должен быть как можно более доступным, по мере возможности участниов стран членов. Он устаналивается в евро.
Бюджет должен включать расходы по рекламированию Конгресса, циркулярные письма, печатные материалы и переводы на языки стран членов, папки Конгресса и т.д.
Перевод текстов и синхронный перевод во время Конгресса будут обеспечены Фундацией АПИМОНДИИ (ФМИТЭП). С этой целью будет заключен Контракт с местными организаторами. Расходы по синхронному пепреводу должны включать соответствующую технику (кабины для переводчиков, достаточное число наушников для участников, звуковой пульт) ФМИТЭП обеспечит поддержку организаторам и по другим проблемам, с которыми они будут к ней обращаться.
В целях сокращения расходов, следует призвать молодых добровольцев из рядов персонала, обслуживающего секретариат и обеспечивающего порядок во время проведения Конгресса.
Спонсирование и альтернативные ресурсы:
Организаторы должны предусматривать возможность местного или международного споснирования. Кроме того необходимо выявить альтернативные ресурсы от арендования выставочных пространств, обратиться к фирмам, обеспечивающим питание и закуски в пространстве, предназначенном проведению Конгресса и не в последнюю очередь бюбую проддержку со стороны правительства или местных властей.
Проведение Конгрессов:
Тематики Конгрессов будут сходными или меняться при каждом Конгрессе, в зависимости от региональных интересов. Это обепспечит гибкость с точки зрения интересов пчеловодов в данный момент. Тематики будут установлены с общего счогласия руководством Федерации в составе представителей стран членов. Каждая сессия (заседание) будет проходиться под руководством председателя, при поддержке сектератя из страны организатора, специалиста в данной области. Секретарь будет собирать полные тексты долкадов для данного заседания и прозаботится насчет обеспечения технического оснащения (видеоустановки и других). Тематики первого Конгресса должны касаться: 1) маркетинга, возможностей реализациипродуктов пчеловодства в регионе и ЕС, а также в других зонах; 2) пчеловодного образования; 3) гигиены продукции; 4) ограничения веществ, не допускаемых на импорт; 5) новых технологий пчеловодства.
Регистрационный взнос будет единым для всех, независимо от участия во всех мероприятиях Конгресса или лишь в некоторых их них и влдючает доступ без дополнительной оплаты на БалканЭкспо. Публика может посещать выставку уплатив ежедневную таксу.
ПРИМЕЧАНИЕ
Для первого Конгресса, который состоится в 2006 году, предусмотрен более короткий период подготовки. Поэтому предлагаем более сжатый график предельных дат, а именно:
- В феврале 2006 года, в Софии, заседание Балканской Федерации определит страну и место проведения первого регионального Конгресса и одобрит гид организации и проведения Конгрессов Федерации. Поэтому необходимо до даты следующей встречи, посредством Генерального Секретариата в Софии, высказаться по поводу изменений и замечаний по данному материалу. Предложенный срок: 15 января 2006 года.
- До 15 апреля 2006 года страна организатор должна составить проект циркулярного письма. Проект будет разослан остальным членам Федерации (через электронную почту или факс), обсужден и одобрен на заседании членов Федерации, которое должно состояться до конца апреля 2006 года (в качестве места проведения предлагаем Бухарест). Циркулярное письмо уточнит место и период проведения первого Конгресса, регистрационный взнос и способ оплаты, тематику и возможный девиз Конгресса. Кроме того он будет содержать формуляр для регистрации и все подробности по возможностям размещения, внутренней транспортировки, другие полезные данные и информацию. Цирулярное письмо будет содержать и подробную программу проведения Конгрессов АПИМОНДИИ. Все переводы может выполнить специализированный персонал ФМИ ТЭП.
- Предельная дата посылуи аннотаций – 1 июля 2006 года, а полных текстов докладов – до 15 августа 2006 года. До тех пор будет составлен сборник (брошюра) аннотаций, который будет находиться в папке участников на языке странны хозяина и в обязательном порядке – на болгарском, турецком, румынском, русском и английском языках. Аннотации и полные тексты долкадов теобходимо прислать в двух экземпляряах: один – на языке автора, второй – на английском или русском.
- Необходимо приложить усилия для включения в Федерацию представителейц Греции.
- Для Конгресса необходимо подготовить дипломы и медали, которые будут преподнесены пчеловодам, производителям пчеловодного оборудования за особые заслуги, в результате конкурсов, организуемых для участников БалканЭкспо.
Проект, составленный в ФМИТЭП Апимондия, Бухарест
|
Новости и события